09 November 2017

2 strumenti per efficientare i processi aziendali

I processi aziendali rappresentano l’infrastruttura sulla quale l’azienda costruisce le proprie performance e la propria efficienza

Processi ottimizzati sono fondamentali per creare l’humus ideale per consentire alle risorse di esprimere il proprio potenziale, essere motivate e raggiungere gli obiettivi prefissati.

L’analisi dei processi rappresenta uno strumento utile per comprendere le opportunità di miglioramento che un’azienda può implementare, prioritizzando le azioni e comprendendone i potenziali benefici.

L’automatizzazione delle attività massive a basso valore aggiunto è un elemento importante che può essere utile per rendere le risorse libere di concentrarsi su operazioni e topic a più alto valore aggiunto e che possano portare efficienza all’interno del rispettivo ambito di lavoro.

Questi strumenti, seppur utili, rappresentano elementi che le aziende e le società di consulenza vanno proponendo e utilizzando da molti anni e che possono creare reali e concrete opportunità di miglioramento, ma che utilizzano una visione parziale.

Esistono ambiti e nuovi elementi che possono essere analizzati e valutati per rendere più efficienti i processi aziendali e che possono essere riassunti in 2 principali macro temi:

  1. Le Risorse Umane
  2. Il Process Mining

I processi di gestione delle risorse umane

Spesso può accadere che, nonostante la ridefinizione di processi, policy, procedure e l’ottimizzazione dei sistemi, le performance aziendali non ne vengano positivamente impattate.La ragione di ciò potrebbe essere cercata in un elemento fondamentale che la “classica” metodologia del BPR (Business Process Reengineering) non considera: le risorse umaneTutti i processi aziendali vengono resi “vivi” dalle persone che lavorano ogni giorno per garantire i risultati dell’azienda.Una risorsa che non interpreta in modo corretto un processo sulla carta “perfetto” genererà necessariamente inefficienze.

Come fare allora a garantire ottime performance derivanti da processi resi già efficienti?

Assicurando che tutte le risorse umane in azienda abbiano le competenze (tecniche e soft) richieste dal ruolo che devono interpretare.

La persona giusta, con le giuste competenze che lavora nel giusto dipartimento sarà più motivata e felice perché si sentirà realizzata e, conseguentemente, contribuirà al successo dell’azienda.

Uno strumento che consente di comprendere la reale situazione delle competenze delle risorse è l’assessment delle caratteristiche personali, che completa il classico approccio BPR arricchendolo e assicurando al management una visione di 360° di tutti i processi coinvolti.

La comprensione delle caratteristiche tecniche e delle caratteristiche personali delle risorse consente all’azienda di poter scegliere quali strumenti utilizzare per migliorare le proprie performance:

  1. Training per colmare i gap (hard e soft) delle risorse
  2. Riposizionamento delle risorse in altri dipartimenti per sfruttare al meglio le caratteristiche delle persone
  3. Ribilanciamento dei carichi di lavoro per ridurre i colli di bottiglia e migliorare la gestione delle attività (link carichi di lavoro)

Tali strumenti assumono un ruolo fondamentale e si innestano all’interno di un’analisi creando valore non in ogni dipartimento ma in ogni singola attività di ciascun dipartimento, assicurando performance migliori.

Il Process Mining

Il process mining rappresenta invece un’opportunità aggiuntiva per comprendere se il processo AS IS mappato dopo l’attività di analisi (interviste con i process owner, studio dei dati quantitativi e delle policy / procedure) è accurata e chiara oppure no.

Nel concreto, si tratta di ripercorrere i log (cioè file su cui vengono registrati gli eventi della vita di un’organizzazione) delle attività svolte da ciascun attore appartenente al processo oggetto di analisi e, attraverso il supporto di un software, comprendere come e in che tempi si è svolta ogni singola micro fase operativa che lo compone.

Il process mining è ancora poco sviluppato ma esistono soluzioni software complete che possono supportare le aziende anche grazie a piattaforme open source (ProM è ad oggi la più conosciuta).

Esistono dunque concrete possibilità di rendere ancora più completa e ricca l’analisi dei processi aziendali garantendo performance in linea con le aspettative del management e misurandone i ritorni con KPI specifici per ogni dipartimento ma che siano poi integrati tra loro in un’ottica di copertura efficiente dell’intero processo.

 di Giorgio Marangoni

Southern Region Director Operations Performance

 

 

 

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