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Gestione e Controllo delle Note Spese

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Gestione e controllo delle note spese

In cosa consiste il nostro servizio di gestione e controllo delle note spese

Nonostante siano due attività sinergiche, il controllo delle note spese e il recupero dell’IVA estera sui giustificativi di viaggio possono richiedere molto tempo e risorse.

Ayming si pone come interlocutore unico per il cliente per tutte le attività connesse alla gestione e al controllo delle note spese nonché all’ottimizzazione dell’IVA estera sui giustificativi di viaggio affiancandosi agli strumenti già in uso presso l’azienda. Il processo combinato dei due servizi ha un unico team dedicato con sede a Milano.

Gestione e controllo delle note spese

Operatività e consulenza sono alla base del servizio combinato offerto da Ayming. Alle attività di controllo e alla gestione dei rimborsi IVA estera per società non residenti affianchiamo il ridisegno del processo di gestione delle note spese e supporto nella creazione della Travel policy (garantendo controlli anche sulla base dei principi della normativa GDPR).

Come gestiamo il processo di controllo

La modulabilità dei nostri progetti nasce con l’obiettivo di migliorare le performance economico-finanziarie dell’impresa. Inoltre, il processo di controllo delle note spese ottimizza l’effort organizzativo interno all’azienda e, non meno importante, migliora la relazione con il dipendente.

I progetti sono per natura disegnati sulle effettive necessità del cliente, come ad esempio:

  • lo svolgimento dell’attività presso l’azienda o presso gli uffici di Ayming;
  • la gestione dei giustificativi può avvenire in maniera cartacea o digitale accedendo al software già in uso dal cliente;
  • la gestione di grandi volumi di documenti in base al perimetro identificato dal cliente;
  • risoluzione delle anomalie contattando direttamente il dipendente o il referente dedicato;
  • compliance «GDPR» garantita durante tutte le fasi di progetto (dall’analisi della Travel Policy al controllo dei giustificativi);
  • possibilità di gestire progetti internazionali.

Le attività svolte da parte del team Ayming si integrano e si modellano in base all’organizzazione della società cliente. In linea generale, gli step principali possono riassumersi come segue:

  • controllo formale e sostanziale del 100% delle note spese;
  • identificazione delle anomalie sulla base della Travel Policy vigente;
  • gestione e risoluzione delle anomalie riscontrate;
  • validazione delle note spese a sistema;
  • comunicazione degli importi che saranno rimborsati ai dipendenti;
  • identificazione dei giustificativi idonei ai fini IVA;
  • gestione delle istanze estere fino all’ottenimento del rimborso IVA da parte delle amministrazioni estere;
  • reportistica periodica e puntuale.