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Executive Assistant / Office Manager

Permanent | Milano
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Position summary

The Office Manager/Executive Assistant is responsible for the smooth operation of the office and for supporting staff in a small and agile organization. The position provides high-level executive support to the GM as well as administrative support to the Board and day-to-day office management. Reporting directly to the GM, the role involves confidential, high-level information as well as engagement with client, employees, international colleagues, external partners and vendors. This is a diverse, hands-on role which requires confidentiality, professionalism, interpersonal skills, energy and attention to detail.

Key Responsibilities

  • Coordinate diary, emails, and travel management, prepare correspondence, documents and PowerPoint presentations for the GM;
  • Coordination of facility management activities together with Finance dept. (e.g. office supply cleaning, mobile phones, vending machines, printing machines…);
  • Coordination of ICT activity (e.g. devices distribution and withdrawal, files and registers maintenance, constant communication with Ayming HQ on related topics…);
  • Coordination of activity related to HSE (e.g. organization of compulsory courses together with the external partner, communication to employees, maintenance of course records, organization of medical compulsory visits);
  • Undertake general office and reception duties (e.g. ensure office supplies are replenished and staff are adequately supported in their day-to-day office needs, troubleshoot photocopier, office equipment etc).

Technical Competencies

  • Demonstrated high-level administration and organizational skills;
  • Experience in dealing with confidential information, and demonstrated capacity to maintain confidentiality and professional standards of behavior in sensitive circumstances;
  • Well-developed liaison skills, including excellent communication skills with a range of public, private and various stakeholders
  • Excellent time management skills including working to deadlines;
  • Proactive, problem solving and collaborative mindset and demonstrated capacity to work independently and within a team environment.

Qualifications

  • 2 years minimum experience in office management and high-level executive support;
  • Qualifications in business administration and/or equivalent qualifications;
  • Excellent English oral and written skills, French as a plus;
  • Demonstrated writing skills and advanced MS Office skills (Excel and PowerPoint).

Data Privacy Notice

Il Titolare del trattamento è identificato nelle informazioni legali, i dati di contatto sono indicati successivamente. I dati di contatto del DPO del gruppo sono forniti nelle informazioni legali. Ayming non raccoglie alcun dato (nome, indirizzo, numero telefonico, indirizzo e-mail o Java applets) che vi identifichi direttamente come utenti del sito, ad eccezione dei cookies, a meno che non ne abbiate bloccato il rilascio, i dati tecnici (log) necessari per l’accesso al sito o la tracciabilità.

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Accettando di ricevere comunicazioni elettroniche relativamente a Ayming Group, è possibile ricevere varie informazioni sulle attività o gli eventi aziendali di Ayming o che Ayming Group sta organizzando. I dati di marketing sui clienti vengono conservati per l’intera durata del rapporto commerciale e i dati di generazione dei lead vengono conservati per due anni da quando è avvenuto il primo contatto.
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• La cancellazione dei dati
• La limitazione al trattamento
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L’interessato può inoltre presentare un reclamo al nostro DPO locale o al DPO di Gruppo (e-mail in Inglese o Francese) i cui dettagli di contatto sono menzionati nelle note legali di cui sopra nel casi si ritenga che il trattamento dei dati sia in violazione della legislazione applicabile.
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Contatto per qualsivoglia richiesta relativa al trattamento dei dati personali: privacy.italy@ayming.com