ICS 2: Il nuovo sistema di controllo doganale obbligatorio dal 1° gennaio 2026

Dal 1° gennaio 2026, tutte le imprese che importano merci da Paesi al di fuori dell’Unione Europea devono adeguarsi a un nuovo sistema di controllo doganale chiamato ICS 2 (Import Control System 2). Si tratta di una rivoluzione nei processi doganali che introduce obblighi di pre-notifica più stringenti e una tracciabilità maggiore delle merci. Per le imprese che operano nel commercio internazionale, comprendere il funzionamento di ICS 2 non è una scelta: è un obbligo.

Cos’è ICS 2 e perché è stato introdotto

L’ICS 2 è il nuovo sistema informatico dell’Unione Europea per il controllo e la gestione delle importazioni di merci da Paesi extra-UE. Sostituisce il precedente ICS 1 e rappresenta un’evoluzione significativa nella strategia europea di sicurezza doganale e contrasto al contrabbando. L’obiettivo principale è aumentare la tracciabilità delle merci in arrivo nel territorio europeo, consentendo alle autorità doganali di effettuare un’analisi del rischio più accurata prima ancora che i beni arrivino al porto o all’aeroporto.

In pratica, ICS 2 trasforma il processo doganale da un sistema “reattivo” (controllo dopo l’arrivo della merce) a un sistema “proattivo” (controllo prima dell’arrivo). Questo significa che gli importatori devono comunicare le informazioni sulla merce con anticipo, permettendo alle dogane di effettuare controlli di sicurezza e di conformità in tempo reale.

A chi si applica ICS 2

ICS 2 si applica a tutte le imprese che importano merci da Paesi extra-UE, indipendentemente dalle dimensioni aziendali. Questo include:

• Importatori diretti di materie prime e prodotti finiti
• Società di logistica e spedizioni che gestiscono importazioni per conto terzi
• Distributori e grossisti che ricevono merci dall’estero
• Produttori che importano componenti per la produzione

L’obbligo riguarda tutte le modalità di trasporto: via mare, via aerea, via strada e via ferrovia. Non esistono esenzioni basate sul valore della merce o sulla tipologia di prodotto, anche se ci sono alcune semplificazioni per determinate categorie di spedizioni (ad esempio, piccoli pacchi fino a 2 kg).

Come funziona ICS 2: Gli obblighi pratici

Il funzionamento di ICS 2 si basa su tre pilastri:

Pre-notifica doganale anticipata

L’importatore (o il suo rappresentante doganale) deve trasmettere una notifica alle autorità doganali prima dell’arrivo della merce nel territorio UE. Questa notifica deve contenere informazioni dettagliate sulla merce: descrizione, quantità, peso, valore, paese di origine, dati del mittente e del destinatario. I tempi di pre-notifica variano a seconda della modalità di trasporto: per il trasporto marittimo, ad esempio, la notifica deve essere trasmessa almeno 10 giorni prima dell’arrivo in porto;

Analisi del rischio automatizzata

Una volta ricevuta la notifica, il sistema ICS 2 effettua un’analisi del rischio automatizzata confrontando i dati della spedizione con i database doganali, i dati di sicurezza e le informazioni su operatori noti. Se il sistema identifica un rischio, la merce può essere sottoposta a controllo fisico o documentale;

Validazione della licenza doganale

Prima del rilascio della merce, le autorità doganali devono validare la licenza doganale nel sistema ICS 2. Questo significa che la merce non può essere rilasciata finché il sistema non ha confermato che tutti i dati sono corretti e che non ci sono problemi di sicurezza o compliance.

Cosa devono fare le imprese

Per adeguarsi a ICS 2, le imprese devono intraprendere azioni concrete:

• verificare la compatibilità dei sistemi informativi. Se l’azienda gestisce autonomamente le comunicazioni doganali, deve verificare che i propri sistemi siano compatibili con le specifiche tecniche di ICS 2. La maggior parte delle aziende, tuttavia, si affida a rappresentanti doganali o società di logistica per questa funzione;
• comunicare con i propri fornitori e partner logistici. È essenziale verificare che i fornitori extra-UE e i partner logistici siano a conoscenza di ICS 2 e che siano in grado di fornire le informazioni necessarie per la pre-notifica doganale. Un ritardo nella comunicazione dei dati può comportare il blocco della spedizione;
• mappare le proprie importazioni: le imprese dovrebbero effettuare un’analisi delle proprie catene di approvvigionamento per identificare tutti i punti in cui entrano in gioco le importazioni extra-UE. Questo consente di pianificare adeguatamente i tempi di pre-notifica e di evitare sorprese;
• formare il personale: gli addetti al controllo qualità, al ricevimento della merce e alla gestione amministrativa devono essere formati sui nuovi obblighi ICS 2 e sulle possibili conseguenze di non conformità.

I rischi di non conformità

Le imprese che non rispettano gli obblighi ICS 2 rischiano conseguenze significative:

• blocco delle spedizioni: la merce può essere trattenuta dalle autorità doganali se la pre-notifica non è stata effettuata correttamente o se il sistema identifica rischi di sicurezza;
• ritardi operativi: anche se la merce viene infine rilasciata, i ritardi possono comportare costi significativi, in particolare per i beni deperibili o per i componenti critici nella catena di produzione;
• sanzioni amministrative: le autorità doganali possono irrogare sanzioni per mancata conformità agli obblighi di pre-notifica.
• danno reputazionale: un’impresa che non riesce a garantire la continuità della catena di approvvigionamento può perdere credibilità presso i clienti.

Conclusione: La preparazione è essenziale

ICS 2 rappresenta un cambiamento significativo nel modo in cui le imprese gestiscono le importazioni. Non è una complicazione burocratica passeggera, ma una trasformazione strutturale dei processi doganali europei. Le imprese che si preparano adesso, verificando i propri sistemi, comunicando con i partner logistici e formando il personale, avranno il vantaggio di affrontare il 2026 con serenità. Chi rimanda rischia di trovarsi impreparato, con conseguenze potenzialmente gravi per la continuità operativa.