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Gestione trasferte e note spese

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Gestione e controllo delle note spese

Ayming supporta il Cliente nell’ottimizzazione e implementazione di tutti i processi collegati alla gestione delle trasferte di lavoro.

Il Gruppo si pone come unico interlocutore per una gestione complessiva e sinergica delle attività connesse al mondo del Business Travel: dal ridisegno di Travel policy e processi alla gestione delle prenotazioni, dal controllo delle note spese alla gestione delle richieste di rimborso IVA per società non residenti. Costantemente aggiornata sulla normativa IVA e sulle novità Covid-19, Ayming adotta un approccio sia strategico sia operativo per generare benefici reali e duraturi delle performance aziendali del Cliente.

Gestione e controllo delle note spese

Ottimizzazione dei processi di gestione delle trasferte di lavoro: i vantaggi

L’organizzazione delle trasferte dei dipendenti, la compilazione e la gestione amministrativa delle note spese ed il recupero dell’IVA estera sui giustificativi di viaggio possono comportare, per un’azienda, un impiego notevole di risorse.

Il servizio di Ayming si pone l’obiettivo di essere personalizzabile in relazione alle esigenze del cliente e basato su seguenti moduli al fine di migliorare le performance aziendali:

  • definizione Travel Policy;
  • analisi dei processi;
  • gestione operativa della trasferta (pre-trip);
  • gestione delle note spese (controllo e software dedicato);
  • richiesta di rimborso dell’IVA estera per società non residenti;
  • consulenza e gestione adempimenti Covid-19.

I principali vantaggi sulle performance economico-finanziarie derivanti dalla collaborazione con Ayming sono il cost saving generato dal monitoraggio costante delle spese e delle relative richieste di rimborso, il recupero della liquidità grazie al rimborso dell’IVA e la riduzione delle sanzioni derivanti dalla maggior compliance fiscale.

Il supporto nel ridisegno dei processi e nella creazione o nell’aggiornamento della Travel Policy, integrato ai servizi più operativi ed in conformità anche con i principi della normativa GDPR, garantiscono allineamento e coerenza tra policy, procedure e operatività.

Avere un interlocutore unico per tutte le attività connesse alla gestione delle trasferte, inoltre, ottimizza l’effort organizzativo interno del cliente, permettendone un maggiore focus sul core business. La gestione tempestiva ed oggettiva di trasferte e note spese e l’attenzione agli aspetti emozionali e comportamentali, intensificatisi durante il periodo Covid-19, infine, garantiscono un miglioramento della relazione con il dipendente.

 

Gestione trasferte e note spese: la metodologia di Ayming

 

Ogni modulo offerto del servizio di gestione delle trasferte e note spese segue una metodologia specifica; in linea generale, questa prevede l’allineamento iniziale con il cliente seguito dalla realizzazione del progetto fino alla condivisione dei risultati.

  • Definizione Travel Policy
    • studio della Travel Policy in essere e identificazione delle regole, delle voci di spesa e dei massimali;
    • condivisione delle aree di miglioramento identificate prendendo in considerazione le best practice, la compliance con il regolamento GDPR e il contesto aziendale;
    • stesura e condivisione della nuova Travel Policy.
  • Analisi dei processi
    • lettura dei documenti relativi ai processi in analisi ed interviste ai principali referenti;
    • disegno dei processi attuali;
    • identificazione delle aree di miglioramento, considerando best practice e contesto;
    • disegno dei nuovi processi;
    • confronto e condivisione costante con il Cliente.
  • Gestione operativa della trasferta (pre-trip), servizio offerto in partnership con un’agenzia viaggi
    • identificazione dei servizi che si vogliono attivare (biglietteria aerea o ferroviaria, prenotazioni di hotel o autonoleggio, …);
    • scelta delle modalità del servizio: online, tramite self booking tool, e/o offline, grazie al supporto di un team dedicato disponibile telefonicamente e via e-mail;
    • gestione delle trasferte;
    • reportistica.
  • Gestione delle note spese (controllo e software dedicato)
    • ricezione dei documenti cartacei o accesso al software del Cliente;
    • implementazione di un software dedicato, di proprietà del partner, per la gestione delle note spese;
    • controllo del 100% delle note spese e verifica delle compliance sulla base della Travel Policy vigente;
    • segnalazione delle anomalie e risoluzione diretta con i dipendenti del Cliente o con il referente indicato;
    • condivisione dei risultati.
  • Richiesta di rimborso dell’IVA estera per società non residenti
    • condivisione della documentazione necessaria nelle modalità concordate (presso la sede del Cliente, attraverso “AymingSphere”, archivio online di proprietà di Ayming, …);
    • selezione dei documenti idonei e delle informazioni necessarie ai fini del rimborso dell’IVA, secondo le Direttive europee e le normative nei singoli Paesi;
    • predisposizione ed invio della richiesta di rimborso, attraverso Entratel, il portale dell’Agenzia delle Entrate, (8ª Direttiva) o secondo le regole del Paese (13ª Direttiva);
    • gestione delle richieste di maggiori informazioni da parte delle amministrazioni straniere;
    • monitoraggio dello status delle richieste;
    • aggiornamento in tempo reale con il Cliente sullo stato delle richieste grazie a “iVAT Extranet”, reportistica online generata grazie alle informazioni inserite nel software di proprietà di Ayming.
  • Consulenza e gestione adempimenti Covid-19
    • confronto con il Cliente per comprendere le esigenze;
    • definizione della modalità più idonea
      • modalità di gruppo (max 10 persone);
      • sessione su «Le novità sul Covid-19 per chi viaggia» + Q&A;
      • group coaching legato a «Come si stia vivendo questo periodo di cambiamento», oppure sessioni con psicoterapeuti con focus su analisi dei bisogni, della paura e ripartenza post-trauma Covid-19;
      • condivisione delle conclusioni
    • modalità individuale
      • sostegno e consigli pratici per affrontare al meglio nel medio-lungo termine le conseguenze del Covid-19 attraverso il confronto con uno specialista (psicologo, psicoterapeuta o coach).