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Qual è l’impatto della gestione note spese sull’organizzazione?

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Qual è l’impatto della gestione note spese sull’organizzazione?
Le opinioni dei nostri esperti
Luglio 28, 2017

Scoprire il potenziale nascosto nelle note spese dipendenti

A eccezione di alcuni casi, l’impatto dell’attività del business travel sull’organizzazione complessiva d’impresa è spesso sottostimato. Non trattandosi di un’attività core, è spesso considerato come marginale, mentre un maggiore coordinamento potrebbe contribuire ad accrescere le performance HR, operation e finanziarie dell’intera organizzazione.

La gestione del business travel comprende un’ampia gamma di azioni e di operazioni che, direttamente o indirettamente, coinvolgono attori, funzioni e aree di attività differenti. La conseguenza di questo modo di procedere e gestire le attività non-core è il rischio di sviluppare una fisiologica ridondanza tra le attività e gli attori coinvolti.

Perché porre attenzione sulla gestione del Business Travel

I CFO e i Direttori Risorse Umane potrebbero avere un interesse a porre l’attenzione su questi temi. La gestione del business travel è estremamente time-consuming e molto costosa, con ricadute a più livelli. Un approccio al contempo olistico e analitico, che sappia ricostruire l’intero processo, potrebbe fare emergere aree di saving significative, sia in termini di tempo sia di risorse. Scoprire il potenziale nascosto delle note spese

Di fatto, quando il management è sensibile al tema degli sprechi correlati alla gestione del business travel, si va a ricercare una soluzione in sistemi informatici, per raggiungere maggiore efficienza, automatismo e condivisione delle informazioni. Soluzioni sicuramente di successo, ma non ancora in grado di restituire un valore unico, che sappia dare la misura di quanto costi la gestione del business travel nel complesso.

Per trovare una risposta a questa domanda, è possibile risalire dal basso. Infatti, le note spese dei dipendenti sono un’inestimabile fonte di informazione per la Business Intelligence, da cui partire per comprendere il flusso dei processi, le attività svolte, le operazioni conseguite in funzione degli obiettivi delle Business Unit coinvolte e quindi anche dell’organizzazione.

Ridurre i costi, recuperare liquidità e minimizzare il rischio di sanzioni

Secondo la nostra esperienza, il business travel management può avere un impatto significativo sull’organizzazione complessiva e una gestione organica e strutturata di questi processi può contribuire a portare saving considerevoli.

Per esempio, contrariamente a quanto si possa pensare, il superamento delle soglie da parte dei dipendenti rappresenta solo un 10% dei casi di errore e il 18% riguarda errori di compilazione manuale. Ben più interessanti e sottostimati sono gli errori formali (rispetto dei requisiti normativi) e gli errori per mancato rispetto della travel policy, che rappresentano rispettivamente il 33% e 40% delle anomalie.

E non si tratta solo di generare saving dalla identificazione e correzione delle anomalie. Dall’analisi delle note spese, infatti, è anche possibile calcolare quale sia il tasso di esposizione al rischio fiscale e quindi di nuovo l’impatto sulle performance finanziarie dell’impresa nel suo complesso. Detenere questa informazione e governare il processo, anche per gli aspetti fiscali, significa, in altre parole, proteggere il business dal rischio di sanzioni.

Le performance finanziarie potrebbe migliorare ulteriormente, anche in termini di cash-flow, allorquando si decidesse di spostare da costo l’IVA, recuperando la liquidità dai crediti esteri e portando in detrazione quella italiana. Azioni, queste, a cui le imprese spesso rinunciano perché scoraggiate dalla complessità degli adempimenti richiesti dalle amministrazioni.

Valutare l’efficacia della Travel Policy e migliorare l’efficienza organizzativa

Dall’analisi delle note spese, è anche possibile verificare quanto la travel policy risponda alle esigenze degli utilizzatori finali, valutando eventualmente i metodi per renderla più fruibile e quindi stimolare comportamenti positivi nei dipendenti che ne garantiscano il maggior rispetto e, di conseguenza, minori costi per l’azienda.   

I processi di controllo e gestione delle note spese dipendenti hanno un’impatto sull’intera organizzazione.

Mappare il flusso dei processi, delle attività e degli attori coinvolti a partire dal dato contenuto nelle note spese dipendenti è un approccio risolutivo per avere una base dati alla mano, in grado di informare il management in maniera puntuale sull’AS IS e prendere decisioni consapevoli, in grado di portare un contributo positivo e sostenibile alla performance dell’organizzazione durevole nel tempo.

 

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